Die Assistenz der Geschäftsführung hält der Leitung den Rücken frei und sorgt dafür, dass Informationen, Termine und Unterlagen dort ankommen, wo sie gebraucht werden. In familiengeführten Holzbetrieben ist die Rolle oft deutlich mehr als Terminplanung: Sie reicht von der Vorbereitung von Bank- und Kundengesprächen über Messeorganisation bis zur Betreuung von Verträgen, Versicherungen und Förderanträgen.
Beruf auf einen Blick
Aufgaben & Tätigkeiten
Der Tag besteht aus vielen kleinen Fäden: Termine koordinieren, Besprechungen vorbereiten, Protokolle schreiben und Aufgaben daraus nachhalten, Korrespondenz erledigen, Reisen und Messebesuche organisieren, Besucher:innen empfangen. Dazu kommt die Ablage – Verträge, Versicherungspolicen, Zertifikate, Protokolle von Gesellschafter- oder Beiratssitzungen müssen auffindbar sein, wenn danach gefragt wird.
Mit wachsendem Vertrauen kommen eigene Themen dazu: Angebote von Dienstleistern einholen, Auswertungen zusammenstellen, Förderanträge vorbereiten, interne Mitteilungen verfassen, kleinere Projekte wie eine Jubiläumsfeier oder einen Tag der offenen Tür verantworten. Vieles davon ist vertraulich, weil in der Assistenz Themen zusammenlaufen, bevor sie im Betrieb bekannt sind.
Voraussetzungen & Fähigkeiten
Gefragt sind Organisationstalent, Überblick und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, wenn drei Dinge gleichzeitig dringend sind. Genauso wichtig ist ein sicheres Auftreten: Die Assistenz spricht nach außen für die Leitung, gegenüber Kund:innen, Banken, Behörden und Lieferanten.
Verschwiegenheit ist Grundbedingung. Wer in diesem Umfeld arbeitet, kennt Zahlen, Personalentscheidungen und Verhandlungsstände oft als Erste:r – und behält sie für sich.
Ausbildung zum Assistenz der Geschäftsführung
Der übliche Einstieg ist eine kaufmännische Ausbildung, häufig als Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement oder Industriekaufmann / -frau. Beide verlaufen dual, dauern in der Regel drei Jahre und schließen mit einer Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer ab.
Darauf setzt die geregelte Fortbildung zur geprüften Fachwirtin bzw. zum geprüften Fachwirt für Büro- und Projektorganisation auf, daneben Zertifikatslehrgänge zu Office-Management und Assistenz; angeboten werden sie berufsbegleitend über Kammern und Bildungsträger. Häufig wächst die Rolle aber schlicht aus der Sachbearbeitung heraus – wer den Betrieb kennt und zuverlässig arbeitet, bekommt sie angeboten.
Gehalt als Assistenz der Geschäftsführung
Die Angaben sind Anhaltswerte und unterscheiden sich je nach Region, Betriebsgröße, Tarifbindung und Qualifikation. Verbindlich sind die Auskünfte von Kammer und Agentur für Arbeit.
Bewerbung & Vorstellungsgespräch
Eine gute Bewerbung überzeugt mit Klarheit und Persönlichkeit. Bereite dich auf typische Fragen vor – und zeige echtes Interesse am Betrieb.
Ist die Assistenz nur Terminplanung?
In kleineren und mittelständischen Betrieben selten. Dort gehören eigene Themen dazu – Ausschreibungen, Versicherungen, Veranstaltungen oder die Vorbereitung von Bankgesprächen. Der Umfang wächst mit dem Vertrauen.
Welche Software sollte ich beherrschen?
Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen sicher, dazu das E-Mail- und Kalendersystem des Betriebs. Der Umgang mit dem ERP-System und mit digitaler Dokumentenablage lässt sich einarbeiten.
Kann ich aus der Assistenz in eine Fachabteilung wechseln?
Ja, das ist ein häufiger Weg. Weil du alle Bereiche kennst, fällt der Wechsel in Personal, Marketing, Einkauf oder Projektarbeit vergleichsweise leicht.